O processo de digitalização pode especificar para onde serão enviadas as imagens do documento digitalizado: para uma pasta de rede partilhada, um Web site do Windows SharePoint, para destinatários de correio electrónico ou qualquer combinação dos anteriores.

As informações sobre o processo de digitalização são armazenadas nos Serviços de Domínio do Active Directory (AD DS). Quando cria um novo processo de digitalização utilizando o Assistente Adicionar Processo de Digitalização ou modifica um processo existente utilizando o snap-in Gestão de Digitalização, estes dados são guardados no AD DS.

Os processos de digitalização enviados de scanners podem ser executados num servidor de digitalização executado em modo autenticado ou não autenticado. No modo autenticado é utilizado um certificado de autenticação de servidor para comunicar com os scanners utilizando o protocolo SSL (Secure Sockets Layer) (ligação HTTPS) para encriptar o tráfego de rede. No modo não autenticado não é utilizado qualquer certificado, e o servidor de digitalização aceitará processos de digitalização não autenticados de todos os scanners. Na eventualidade de um computador servidor de digitalização falhar e caso o servidor de digitalização estivesse a ser executado no modo não autenticado e a executar processos de digitalização de scanners não autenticados, o servidor de digitalização terá de executar os processos de digitalização pendentes ao ser reiniciado.

Um processo de digitalização é uma regra ou conjunto de instruções que definem a forma como um documento é digitalizado, onde ou a quem é entregue na rede e a que utilizadores e grupos é permitido aplicar a regra aos respectivos documentos digitalizados. No essencial, automatiza o fluxo de trabalho dos documentos. O processo de digitalização é seleccionado pelo utilizador no painel frontal de um scanner que suporte WSD (Web Services on Devices), no momento da digitalização do documento. O processo de digitalização é então executado pelo servidor de digitalização, sendo os resultados apresentados ao utilizador no scanner.

Um processo de digitalização pode especificar a forma como um documento é digitalizado. As definições de digitalização incluem a resolução da imagem, formato de cor e tipo de ficheiro. Estas definições são estipuladas como parte das regras do processo de digitalização. As definições também poderão ser validadas para garantir que as definições são compatíveis com o scanner associado ao processo de digitalização específico. As definições de digitalização poderão ser ignoradas pelo utilizador no scanner se o processo de digitalização for definido como tal.